Säilytyksen rajoittaminen

21.9.2022Ohjesivut

Säilytyksen rajoittaminen on yksi keskeisistä henkilötietojen käsittelyn periaatteista. Henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käyttötarkoitusta varten. Säilytysaika on siis rajoitettava minimiin. Tietosuoja-asetuksessa ei ole määritelty tarkkoja henkilötietojen säilytysaikoja. Rekisterinpitäjän on arvioitava henkilötietojen säilytysaikaa ja tarpeellisuutta kysymyksessä olevaa käyttötarkoitusta vasten. Henkilötietoihin saattaa myös soveltua lainsäädäntöä, kuten esim. kirjapitolaki joka vaatii tai ohjaa säilyttämään tietoja tietyn ajan.

  • Lue lisää säilytyksen rajoittamisesta tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/sailytyksen-rajoittaminen Tietosuojavaltuutetun toimisto on kansallinen valvontaviranomainen, joka valvoo tietosuojalainsäädännön noudattamista.
  • Säilytyksen rajoittamiseen on otettu kantaa muun muassa seuraavissa tietosuojavaltuutetun toimiston päätöksissä:
    • Asuinrakennuksen yleisiin oviin asennettuun sähkölukkojärjestelmään liittyvä henkilötietojen käsittely Asukas epäili, että asunto-osakeyhtiön sähkölukkojärjestelmä ja sen käyttöönottomenettely eivät täytä tietosuojasääntelystä tulevia vaatimuksia. Apulaistietosuojavaltuutettu katsoi, että henkilötietojen käsittelylle ei ollut määritelty lainmukaista käsittelyperustetta. Apulaistietosuojavaltuutettu katsoi myös, että henkilötietojen säilytysaika oli säilyttämisen rajoittamista koskevan periaatteen vastainen, eikä rekisteröityjä ollut informoitu tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. (1809/452/18)
    • Henkilötietojen säilytysajat ja rekisteröidyn oikeus saada henkilötietonsa poistetuksi. Rekisteröity oli pyytänyt tietojensa poistoa, mutta rekisterinpitäjä ei ollut suostunut tietojen poistoon kirjanpitolainsäädäntöön vedoten. Apulaistietosuojavaltuutettu antoi  määräyksen noudattaa hakijan pyyntöä saada sellaiset henkilötietonsa poistetuiksi, jotka liittyvät perintätoimenpiteisiin, jotka ovat päättyneet viisi vuotta sitten ja joita perintätoimiston ei tule säilyttää kirjanpitolaista seuraavien kirjanpitovelvoitteiden toteuttamiseksi (4359/163/2018).